Informationsmanagement

Informationsmanagement bedeutet, unstrukturierte Informationen bzw. Rohdaten aufzuarbeiten, sie in einen Kontext zu setzen und in eine Form zu bringen, um sie so später besser nutzen zu können. Ein ganz banales Beispiel eines fast immer benutzten Kontextes wäre etwa die Terminierung. Wenn Sie eine Aufgabe haben, die zu einer bestimmten Zeit erledigt werden muss, ist es sinnvoll, von vornherein einen Stichtag und eine Uhrzeit festzulegen. Sie setzen diese Aufgabe dadurch in einen zeitlichen Zusammenhang. Das hat zur Folge, dass Sie an einem bestimmten Tag nur Aufgaben angezeigt bekommen, die Sie auch an diesem Tag erledigen müssen. Würden Sie Ihre Tätigkeiten nicht terminieren, müssten Sie sich mit einer endlos langen Liste von Einträgen bzw. Informationen herumschlagen, die für den Moment gar nicht relevant für Sie sind sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Um dies noch mehr zu verdeutlichen, stellen Sie sich bitte vor, Sie haben über einen Zeitraum von zwei Monaten 100 Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie Ihre Aufgaben, wie in diesem Beispiel, nicht terminiert hätten, müssten Sie jedesmal die Liste von 100 Aufgaben durchgehen um zu sehen, ob es etwas zu erledigen gibt. Wenn Sie aber die Aufgaben zeitlich strukturiert haben, können Sie sich immer nur die Aufgaben anzeigen lassen, die im Moment relevant für Sie sind bzw. auch sofort erledigen müssen, z. B. die für die nächsten 10 Tage. Dies reduziert dann Ihre Aufgabenliste von 100 auf vielleicht 10 Einträge. Dadurch können Sie Ihre eingegebenen Positionen viel einfacher handhaben.Dies soll nur ein einfaches Beispiel darstellen um zu verdeutlichen, wie Informationsmanagement Ihnen helfen kann, Ihre Daten in einen nützlicheren Zusammenhang zu setzen.

Daten in den richtigen Kontext setzen

In Zoot repräsentieren die Ordner die Zusammenhänge der Informationen. Jedes Element kann in mehreren Ordnern dargestellt werden, je nach dem in welchem Kontext es steht bzw. in welchen Zusammenhängen. Ein Beispiel: Die Aufgabe „Tony wegen Bücherverkauf heute anrufen“ kann in den Ordnern „Heute“ (weil es eine termingebundene Aufgabe darstellt) und „Priorität“ (hier werden alle Aufgaben nach Priorität sortiert) erscheinen. Die selbe Aufgabe wird aber auch im Ordner „Telefonate“ angezeigt werden, weil hier alle Telefonate aufgeführt werden, die Sie erledigen müssen. Zusammengefasst heisst das: Jeder Ordner repräsentiert die Einträge in der Datenbank in einem bestimmten Zusammenhang.

Information besser nutzbar machen

Die Verarbeitung der Information mit Zoot erfolgt allgemein in drei Bereichen:

* Das Sammeln der Information
* Das Auswerten und das Beschriften der Information
* Von der Information Gebrauch zu machen

Das Sammeln der Information mit Zoot ist leicht, weil Sie die Information von jeder Standard Windows-Anwendung aus eingeben können. Sie wählen sie einfach aus bzw. markieren die Information, die Sie wünschen, klicken dann auf das „Zooter Icon“ und wählen den gewünschten Befehl. Natürlich können Sie die Daten auch direkt in Zoot eingeben.

Das Beschriften der Positionen während der Sammelphase ist heikel und sollte genau überlegt werden, wenn man Datenmüll vermeiden will. Wenn Sie eine Information aussagekräftig etikettieren, machen Sie es sich leichter, die Information später wiederzufinden: Wichtigstes Beispiel wäre hier der Eintrag in das Feld „Subjekt“ zu nennen. Das ist deshalb wichtig, weil Sie nach dieser Spezifikation schnell Ihre Listen durchsuchen und Ihre Daten finden können. Ebenso wichtig wäre noch die –automatische- Eingabe eines Datums und der Uhrzeit.

Von Ihren Informationen effektiven Gebrauch zu machen heisst, sie im Zusammenhang mit einer bestimmten Tätigkeit zu sehen. Zoot zeigt Ihnen Ihre Daten in verschiedensten Zusammenhängen an, sortiert in Ordnern. Sie könnten z. B. einen Ordner mit Ihren Telefonaten, die Sie machen müssen, haben. Gibt es darin viele Einträge, könnten Sie Filter setzen, um nur die terminlich relevanten anzeigen zu lassen.

Der große Vorteil von Zoot liegt in der Flexibilität der Anwendung, die Informationen klar, eindeutig und übersichtlich zu strukturieren und in einen aussagekräftigen Kontext zu setzen.

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